Forberedelser, mål og agenda

Digitale møter er kortere og gir mindre rom for feil enn fysiske møter. Oppmerksomheten faller raskt, og det er lett for deltakerne å gå over til e-post. Forberedelser gjør forskjellen.

Start med et mål formulert fra kundens perspektiv: Hva skal de vite, bestemme eller være i stand til å gjøre når møtet er over? «Presentere løsningen vår» er ditt mål. «Bli enige om hvilke to planleggingsproblemer som er viktigst, og hvem som bør være med på å vurdere alternativene» er et møtemål.

Send en kort agenda sammen med invitasjonen: målet, tre eller fire temaer og hvor lang tid hvert tema tar. Spør om noe mangler. Det viser respekt for tiden deres og avdekker ofte hvem andre som bør delta.

Sett deg inn i hvem deltakerne er: rollene deres, hva de har sagt offentlig, og hva de sannsynligvis er opptatt av. Forbered to eller tre spørsmål til hver nøkkelperson. Bestem på forhånd hvilket materiale du vil dele, og hva du vil ha i reserve. Bruk så få lysbilder som mulig, slik at møtet forblir en samtale.