Voorbereiding, doelen en een agenda

Online gesprekken zijn korter en laten minder ruimte voor fouten dan gesprekken op locatie. De aandacht verslapt snel en deelnemers schakelen gemakkelijk over naar hun e-mail. Voorbereiding maakt het verschil.

Begin met een doel vanuit het perspectief van de klant: wat moeten de deelnemers aan het einde weten, besluiten of kunnen doen? "Onze oplossing presenteren" is jouw doel. "Afspreken welke twee planningsproblemen het belangrijkst zijn en wie betrokken moet worden bij het beoordelen van mogelijke oplossingen" is een gespreksdoel.

Stuur bij de uitnodiging een korte agenda mee: het doel, drie of vier onderwerpen en de tijd per onderwerp. Vraag of er iets ontbreekt. Daarmee laat je zien dat je hun tijd respecteert en wordt vaak duidelijk wie er nog meer moet aansluiten.

Verdiep je in de deelnemers: hun rollen, wat ze in het openbaar hebben gezegd en wat ze waarschijnlijk belangrijk vinden. Bereid voor elke belangrijke deelnemer twee of drie vragen voor. Bepaal vooraf welk materiaal je deelt en wat je achter de hand houdt. Beperk het aantal slides, zodat de bijeenkomst een gesprek blijft.